Met ingang van 1 januari 2011 treedt de werkkostenregeling in werking. De werkkostenregeling is een geheel nieuwe manier van fiscaal omgaan met (belastingvrije) vergoedingen en verstrekkingen aan personeel en vervangt het bestaande fiscale regime rondom belastingvrije arbeidsvoorwaarden. Kort gezegd wordt onder de werkkostenregeling niet langer gekeken naar individuele situaties en rechtvaardigingen voor netto vergoedingen en verstrekkingen, maar naar het totaal dat de werkgever onder deze noemer aan zijn personeel betaalt.
Voor de jaren 2011, 2012 en 2013 mogen werkgevers nog bepalen of zij (al) kiezen voor de werkkostenregeling of de oude regeling blijven toepassen. Daarna wordt de nieuwe regeling verplicht. Hoe dan ook een moment dus om eens naar de diverse bestaande regelingen binnen uw onderneming te kijken. Mochten wijzigingen noodzakelijk of gewenst zijn, dan zal in veel gevallen ook uw personeelshandboek of arbeidsovereenkomsten moeten worden aangepast. Die aanpassing vergt een gedegen voorbereiding.
De werkkostenregeling
Onder de nieuwe werkkostenregeling mag een werkgever maximaal 1,4% van de loonsom van het bedrijf onbelast aan vergoedingen of verstrekkingen besteden. Dit wordt “de vrije ruimte” genoemd. Het gaat om alle belastingvrije vergoedingen, dus bijvoorbeeld de vaste kosten- of kilometervergoeding voor het gebruik van eigen vervoer, het verstrekken van een telefoon, maar bijvoorbeeld ook de personeelsuitjes. Er is slechts een beperkt aantal specifiek in de wet opgesomde uitzonderingen. De belangrijkste zijn: kosten zakelijke reizen, kosten studie en/of outplacement, zakelijke maaltijden en zakelijke verhuiskosten. Alle andere kosten worden samengeteld om te berekenen of de maximale vrije ruimte niet is overschreden. Wordt de vrije ruimte wel overschreden, dan is het meerdere belast met een 80% eindheffing. Deze “extra kosten” komen dus op het bord van de werkgever terecht.
De komende 3 kalenderjaren geldt er een overgangsregeling. Gedurende deze periode mogen werkgevers kiezen voor toepassing van de huidige fiscale regeling van fiscale vergoedingen en verstrekkingen of voor toepassing van de nieuwe werkkostenregeling. Deze keuze kan jaarlijks worden gemaakt en blijkt eenvoudig uit de wijze waarop uw administratie wordt gevoerd. Doet u niets, dan zal de belastingdienst er dus in beginsel vanuit gaan dat u voor de oude regeling hebt gekozen. Om een adequate keuze te kunnen maken adviseren wij u tijdig, in overleg met uw accountant of belastingadviseur, de binnen uw onderneming toegepaste vergoedingen en verstrekkingen in kaart te brengen.
Aanpassen arbeidsvoorwaarden
Of u ervoor kiest nu of in de toekomst over te stappen naar de werkkostenregeling, de onafwendbare wijziging van het vergoedingssysteem zal waarschijnlijk een aanpassing van de door u toegepaste arbeidsvoorwaarden noodzakelijk maken. Afhankelijk van de benodigde wijzigingen, kan dit de nodige voeten in de aarde hebben. Voor een aanpassing van arbeidsvoorwaarden is in beginsel instemming van de betrokken werknemers vereist. Slechts onder bepaalde omstandigheden mag ook zonder hun toestemming een wijziging worden doorgevoerd. Daarbij is van belang of het recht op eenzijdige wijziging is voorbehouden in de arbeidsovereenkomst. In veel gevallen zal bovendien een compensatie moeten worden geboden. Ook het bestaan van een ondernemingsraad en/of de toepasselijkheid van een CAO kan bepalend zijn voor het antwoord op de vraag welke spelregels er precies gelden. Een gedegen voorbereiding is hoe dan ook essentieel en het is belangrijk hiermee (ruim) op tijd te beginnen. Graag staat LRT-advocaten u in een zo’n proces terzijde.
