Werk en privé vloeien in onze samenleving steeds meer samen, waardoor een werkgever er niet vanuit mag gaan dat de door hem aan de werknemer ter beschikking gestelde communicatiemiddelen alleen voor het werk gebruikt worden(1). Het College bescherming persoonsgegevens beschrijft in dit verband dat werknemers privégebruik van bedrijfsfaciliteiten als een arbeidsvoorwaarde beschouwen. De werkgever heeft hierdoor binnen zekere grenzen te aanvaarden dat er onder werktijd privé-contacten worden onderhouden en behoort de privacy van die contacten te waarborgen(2).
De Kantonrechter te Haarlem(3) sprak reeds van ‘privétisering van de werkplek’, hetgeen inhoudt dat een bepaalde mate van niet-zakelijk e-mail- en internetgebruik onder werktijd niet verboden kan worden. Het privégebruik van de internetfaciliteiten wordt door werkgevers echter als productieverlies ervaren. Ook zijn er soms grote risico’s aan verbonden, zoals de mogelijkheid dat bedrijfsgeheimen uitlekken of het ontstaan van negatieve publiciteit over de onderneming, indien een werknemer zich via een bedrijfsaccount inlaat met bijvoorbeeld online gokken of porno. Voorts kunnen virussen de computers beschadigen of het computernetwerk platleggen(4).
Op grond van deze nadelen en risico’s is het begrijpelijk dat de werkgever toezicht wenst te houden op de omvang en aard van het privégebruik(5). De vraag die in dit verband opkomt is wat de grens aan privétisering op de werkplek is.
De werkgever heeft binnen zekere grenzen te aanvaarden dat er onder werktijd privécontacten worden onderhouden. De werkgever behoort de privacy van die contacten te waarborgen, maar hij kan wel van de werknemer verlangen dat het privégebruik zoveel mogelijk beperkt wordt. Aan de privétisering van de werkplek zijn grenzen te stellen, gezien de gerechtvaardigde belangen van de werkgever. Op grond daarvan is controle door de werkgever van het privégebruik van e-mail en internet door de werknemer onder bepaalde voorwaarden toegestaan. De werknemer dient de nadelen en risico’s van e-mail- en internetgebruik te beperken en normaal gebruik te maken van de bedrijfsfaciliteiten.
Het verdient aanbeveling dat de werkgever gedragsregels opstelt over het privégebruik van e-mail en internet, deze door de werknemer te laten ondertekenen en deze zelf consequent te handhaven. Indien deze gedragsregels vastgelegd zijn, dan is onaangekondigde controle door de werkgever mogelijk. Zonder gedragscode is het ook mogelijk het privégebruik van e-mail en internet te controleren, maar dan verdient het voor de rechtmatigheid daarvan aanbeveling de werknemer vooraf te waarschuwen. Ten aanzien van de controle zelf wordt aanbevolen dat tijdens de controle de inhoud zoveel mogelijk ontzien wordt.
Ten aanzien van meer specifieke situaties kunnen ook een aantal aanbevelingen gegeven worden. Ter voorkoming van bedrijfsschade door het uitlekken van bedrijfsgeheimen verdient het aanbeveling om met de werknemer een geheimhoudingsbeding overeen te komen, omdat dan niet van belang is of er een protocol over het e-mailgebruik ondertekend is. Voorts is het raadzaam om ter voorkoming van misbruik het verboden gebruik, zoals dit is vastgelegd in de gedragsregels, in te bouwen in de software. Ook verdient het aanbeveling bepaalde toepassingen, zoals chatprogramma’s, volledig af te sluiten door de daarvoor benodigde software zelf niet aan te bieden. Door het inbouwen van verboden gebruik in de software en het afsluiten van bepaalde toepassingen is overtreding van het beleid feitelijk vrijwel onmogelijk en is er geen grond meer voor actieve controle. Hierdoor kan een inbreuk op het privacyrecht van de werknemer zoveel mogelijk voorkomen worden.
Ten slotte is de integriteit van de systeembeheerder onontbeerlijk voor de rechtmatigheid van de controle. Het wordt daarom aanbevolen dat de werkgever duidelijke afspraken met hem maakt.
Aanbevelingen aan de werkgever:
- Gedragsregels vastleggen, laten ondertekenen en consequent naleven;
- Zonder gedragsregels: vooraf waarschuwen over controle;
- Inhoud van e-mail ontzien bij controle;
- Geheimhoudingsbeding overeenkomen;
- Verboden gebruik inbouwen in de software;
- Duidelijke afspraken maken met de systeembeheerder.
(1) E. Verhulp, noot bij Kantonrechter Apeldoorn, 6 september 2000, JAR 2000/212.
(2)CPB (J.H.J. Terstegge, 2001, bewerkt door S. Lieon, 2002), Goed werken in netwerken; Regels voor controle op e-mail en internetgebruik van werknemers, Den Haag 2002.
(3)Ktr. Haarlem 16 juni 2000, JAR 2000/170.
(4)CPB (J.H.J. Terstegge, 2001, bewerkt door S. Lieon, 2002), Goed werken in netwerken; Regels voor controle op e-mail en internetgebruik van werknemers, Den Haag 2002.
(5)R.E.G. Scheepstra, www.pas-op.nl: e-mail en internetmisbruik door werknemers, Arbeidsrecht 2001, 2.
