Stel, u hebt een werknemer die iets zeer ernstigs heeft gedaan. Misschien is uw eerste reactie: ontslag op staande voet. Maar kijk uit met overhaast handelen, voor een rechtsgeldig ontslag op staande voet moet u zorgvuldig te werk gaan. Te snel gaan of een stap overslaan, kan flinke (en kostbare) gevolgen hebben. Zeker onder de WWZ. Zo betekent een onterecht gegeven ontslag op staande voet dat een werknemer sowieso aanspraak kan maken op een billijke vergoeding. Daarom een stappenplan.
Voorafgaand aan het stappenplan, eerst kort de basis. Een ontslag op staande voet door een werkgever is alleen rechtsgeldig als aan drie basisvoorwaarden is voldaan:
- er moet sprake zijn van een dringende reden voor het ontslag. Het moet gaan om zodanige daden, eigenschappen of gedragingen van de werknemer dat van de werkgever niet langer kan worden verwacht dat de arbeidsovereenkomst wordt voortgezet. Denk aan: een greep uit de kas, mishandeling van een collega of bedreiging van een klant;
- het ontslag moet ‘onverwijld’ zijn gegeven. Duidelijk moet zijn dat de werkgever geen moment langer meer wil samenwerken met de werknemer vanwege de aangevoerde reden. Onderzoek verrichten en juridisch advies inwinnen is, onder voorwaarden, toegestaan;
- de dringende reden moet ‘onverwijld’ zijn meegedeeld aan de werknemer. De werknemer moet precies te horen krijgen waarom hij op staande voet wordt ontslagen. Ook de onverwijlde mededeling van de reden moet de werkgever kunnen bewijzen. Schriftelijke vastlegging is essentieel.
Deze strenge eisen zijn er niet voor niets, want een ontslag op staande voet heeft grote gevolgen voor een werknemer. Hij staat per direct op straat, krijgt in principe geen vergoeding en geen WW-uitkering.
Stappenplan
Stap 1: vermoeden van dringende reden?
Wanneer er een ernstig incident plaatsvindt op de werkvloer, stel dan eerst zo goed mogelijk vast wat er is gebeurd en of er mogelijk sprake kan zijn van een dringende reden. Na die constatering kunnen de volgende stappen worden ingezet. Houd hierbij steeds voor ogen dat voortvarend (liefst direct) moet worden gehandeld voor een ontslag op staande voet. Wacht dus niet, want daarmee kan de kans zijn verkeken. Win juridisch advies in om missers te voorkomen.
Stap 2: eventueel schorsen werknemer
Is vastgesteld dat mogelijk sprake is van een dringende reden, maar is nader onderzoek en/of juridisch advies vereist? Overweeg dan schorsing of non-actiefstelling van de werknemer. De werknemer hangende het onderzoek laten doorwerken valt in de regel niet te rijmen met de ‘onmogelijkheid’ om de arbeidsovereenkomst voort te laten bestaan. Leg de schorsing schriftelijk vast en behoud daarbij direct het recht van ontslag op staande voet voor. Ook hier is een goede formulering essentieel. Een tip is om in de schorsingsbrief alvast een moment voor een vervolggesprek te noemen. In dat gesprek kan worden besproken wat de status van het onderzoek is en of de schorsing wordt voortgezet. Let op: in de regel moet het salaris tijdens een schorsing worden doorbetaald.
Stap 3: zorgvuldig onderzoek
Vervolg met een zorgvuldig onderzoek. De werkgever heeft immers de bewijslast van de dringende reden en er moet dan ook precies worden vastgesteld wat zich heeft voorgedaan en wat de rol van de werknemer hier was. Onderzoek kan op allerlei manieren: spreken met getuigen, bekijken van videobeelden, nagaan van kassaregistratie et cetera. Dit is uiteraard afhankelijk van het specifieke geval. Hoe ingewikkelder de kwestie, hoe meer onderzoek nodig kan zijn en hoe meer tijd dit ook kan kosten. Dat is op zichzelf geen probleem voor de onverwijldheid, maar wacht niet te lang en houd de vaart erin. De duur van het onderzoek moet achteraf namelijk wel te verklaren zijn.
Stap 4: hoor en wederhoor
Is het algemene onderzoek afgerond? Nodig de werknemer dan uit om zijn kant van het verhaal te vertellen. Afhankelijk van de situatie kan het ook nodig zijn dit al in een eerder stadium of meermaals te doen. Geef de werknemer een eerlijke kans en probeer ‘tunnelvisie’ te voorkomen. Niets is vervelender dan uiteindelijk bij de rechter tot de conclusie te komen dat de werknemer eigenlijk niets te verwijten viel.
Is de werknemer bereid een bekennende verklaring af te leggen? Leg dit dan meteen vast en laat de werknemer hiervoor tekenen, maar kijk uit met het uitoefenen van druk.
Stap 5: neem het besluit
Na toepassing van hoor en wederhoor, waarmee het onderzoek wordt afgesloten, moet het besluit worden genomen. Ligt er voldoende op tafel voor een ontslag op staande voet en kan dit ook worden bewezen? Is de werknemer al vaker in de fout gegaan en is dit de druppel? Zo ja, is de werknemer eerder ook gewaarschuwd? Is de werknemer al lang in dienst en hoe staat het met persoonlijke omstandigheden? Is snel genoeg gehandeld? Allerlei vragen die de revue moeten passeren bij het nemen van het besluit.
In veel gevallen is het praktisch om het gesprek met de werknemer, na het vernemen van diens visie, te schorsen, intern ruggespraak te houden en vervolgens terug te komen bij de werknemer met het besluit. Als wordt besloten tot ontslag op staande voet, deel dit dan mee aan de werknemer en vertel direct wat de reden is.
Stap 6: ontslag op staande voet, bevestig!
Bevestig het ontslag op staande voet vervolgens zo snel mogelijk op schrift aan de werknemer. Wees daarbij uiterst zorgvuldig met de formulering. Deze formulering ‘fixeert’ de ontslaggrond, die ook moet kunnen worden bewezen. Op een later moment is het niet mogelijk de reden (en bijbehorende formulering) nog eens aan te passen.
Vermijd bij de formulering het gebruik van strafrechtelijke termen, zoals diefstal. Als dit wel wordt gebruikt, moet de aanwezigheid van de elementen van deze term (zoals opzet) mogelijk ook worden bewezen. Hanteer in plaats van diefstal bijvoorbeeld een formulering als: ‘De werknemer heeft zonder toestemming van de werkgever geld van de werkgever weggenomen.’
Zorg voor bewijs van ontvangst van de brief. Een tip is de brief per aangetekende post, gewone post en e-mail (met ontvangstbevestiging) te versturen.
Stap 7: ontslag op staande voet en dan?
Moet de werkgever nog iets doen na het ontslag op staande voet? Uiteraard moet de eindafrekening plaatsvinden, maar verder geldt dat dit erg afhangt van de omstandigheden.
In de regel kan een werknemer bij een terecht gegeven ontslag op staande voet geen aanspraak maken op een transitievergoeding. Dit is anders als er geen sprake is van ernstig verwijtbaar handelen.
Sinds de invoering van de WWZ kan een werknemer binnen twee maanden na het ontslag op staande voet bij verzoekschrift de rechter vragen het ontslag te vernietigen of een billijke vergoeding toe te wijzen. Zoals in de inleiding genoemd, kan een werknemer bij een onterecht gegeven ontslag op staande voet hoe dan ook aanspraak maken op een billijke vergoeding; ernstig verwijtbaar handelen hoeft dan niet te worden aangetoond. Hoger beroep kan volgen en zelfs cassatie. Het ontslag op staande voet hoeft dus zeker niet het sluitstuk te zijn.
Mogelijk is het raadzaam om als werkgever een (on)voorwaardelijk ontbindingsverzoek in te dienen of juist te proberen met de werknemer een regeling te treffen, maar ook dat verschilt per geval.
De werknemer is bij een geldig ontslag op staande voet overigens een vergoeding verschuldigd gelijk over de opzegtermijn of de resterende termijn van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
Tot slotHet hiervoor genoemde stappenplan is uiteraard niet in steen gehouwen; afhankelijk van de situatie kan het nodig zijn de stappen in een andere volgorde te volgen of juist stappen toe te voegen of over te slaan. Win tijdig juridisch advies in want elke zaak is anders. Duidelijk mag zijn: ontslag op staande voet blijft maatwerk, maar wacht niet te lang!
Dit artikel is ook gepubliceerd door Saskia Boonstra op de website van HR Praktijk (www.hrpraktijk.nl), de grootste professionele human resource management community van Nederland. Klik hier voor de link.
