Met ingang van 1 juli 2024 zijn werkgevers met meer dan 100 werknemers verplicht om te rapporteren over het zakelijke en het woon-werkverkeer van hun werknemers. De ‘rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’ (WPM) zou in eerste instantie al ingaan op 1 januari 2024, maar de ingangsdatum is uitgesteld naar 1 juli a.s. omdat de voorbereiding meer tijd heeft gekost.
Achtergrond rapportageverplichting
De verplichting moet inzicht geven in de CO2 uitstoot van werknemers. Bijna de helft van de uitstoot door personenmobiliteit komt door woon-werkverkeer en zakelijke mobiliteit. De overheid meent dat werkgevers grote invloed hebben op het verminderen van uitstoot. In plaats van een verplichting voor individuele werkgevers is gekozen voor een gezamenlijk CO2-uitstoot plafond. De komende jaren wordt gekeken of de CO2-uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit van alle werkgevers met 100 of meer werknemers onder dat plafond blijft.
De gegevens die worden verkregen door de rapportageverplichting bieden de basis voor deze toetsing. In 2026 zal een evaluatie plaatsvinden. Als dan blijkt dat de CO2 -uitstoot niet onder het plafond is gebleven, zal alsnog een maximum CO2-uitstoot per werkgever worden opgelegd. Werkgevers zullen dan verplicht zijn om uiterlijk in 2030 aan die maximum uitstoot te voldoen.
Voor wie geldt de rapportageverplichting?
De rapportageverplichting geldt voor alle werkgevers:
- met 100 of meer werknemers; en
- die een financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets of bromfiets, personenauto of andere mobiliteitsvoorziening ter beschikking stellen voor woon-werkmobiliteit en/of zakelijke mobiliteit.
Werkgevers die voldoen aan deze criteria zijn jaarlijks verplicht om een opgave te doen van het totaal aantal gereisde kilometers door de werknemers werkzaam voor hun organisatie.
Bepalen aantal werknemers
Om te bepalen of een werkgever onder deze verplichting valt, moeten werkgevers de werknemers van alle vestigingen die horen bij een onderneming of rechtspersoon met hetzelfde KvK-nummer, bij elkaar optellen. Alleen werknemers met een arbeidsovereenkomst op basis waarvan zij minimaal 20 uur per maand betaald werk verrichten, tellen mee voor het getalscriterium. Werknemers met een nul-urencontract kunnen dus worden uitgezonderd, indien zij minder dan 20 uur per maand werken. Daarnaast worden uitzendkrachten, gedetacheerden en vrijwilligers in principe niet meegenomen voor het getalscriterium.
De peildatum voor het bepalen van het aantal werkzame werknemers voor de organisatie is 1 januari van het jaar waarover wordt gerapporteerd. Het maakt dus niet uit of het aantal werknemers door het jaar heen verandert.
Geen vergoeding/voorziening mobiliteit
Een werkgever hoeft niet aan de rapportageverplichting te voldoen als er in het geheel geen financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets, bromfiets, personenauto, motorfiets of andere mobiliteitsvoorziening beschikbaar wordt gesteld voor woon-werkmobiliteit en/of zakelijke mobiliteit. Een werkgever voert hiervoor dan ook geen administratie.
Een werkgever valt echter wél onder de rapportageverplichting als reiskosten worden vergoed als onderdeel van een uitruilsysteem of cafetariamodel. Het cafetariamodel is namelijk een mogelijkheid om vergoedingen aan te wenden voor reiskosten.
Wat moeten werkgevers rapporteren?
Werkgevers moeten een overzicht verstrekken van de volgende gegevens van alle werknemers samen per kalenderjaar:
- de kilometers die per vervoersmiddel zijn gereden;
- het type brandstof;
- of het om zakelijk verkeer of woon-werkverkeer gaat.
De gegevens kunnen worden ingevoerd in een digitaal formulier. Op basis van de ingevoerde gegevens wordt de CO2 uitstoot berekend. De overheid heeft een handleiding opgesteld waarin precies staat uitgelegd welke gegevens moeten worden aangeleverd en welke uitzonderingen er gelden.
Hoe moeten gegevens worden verzameld?
Zakelijke mobiliteit wordt in het algemeen al door werkgevers bijgehouden door middel van het aanwezige declaratiesysteem en de declaratieformulieren die worden ingediend. Het kan zijn dat de betreffende formulieren enige aanpassing behoeven, om ervoor te zorgen dat alle benodigde gegevens worden aangeleverd, zoals het type brandstof indien met de auto wordt gereisd.
Woon- werkverkeer is voor werkgevers in de regel lastiger om bij te houden omdat werknemers vaak van vervoermiddel wisselen. Om die reden wordt er vaak ook geen administratie bijgehouden. Om de gegevens toch op de juiste manier te kunnen verzamelen, heeft de overheid een aantal methoden toegelicht die gebruikt zouden kunnen worden bij het verzamelen van gegevens: ritregistratie of een jaarlijkse enquête.
Ritregistratie is de eenvoudigste methode: door middel van een app of platform van een mobiliteitskaart of declaraties van woon-werkreizen is het mogelijk om ook woon-werkverkeer gegevens te verzamelen. Met een jaarlijkse enquête wordt er een vragenlijst uitgezet onder werknemers, dit kan de werkgever zelf doen maar het kan ook worden uitbesteed aan een gespecialiseerd bureau.
Afronding
Uiterlijk op 30 juni 2025 moeten werkgevers de gevraagde gegevens opsturen over 2024. Dat lijkt nog ver weg, maar het is verstandig vast na te denken hoe de betreffende gegevens worden verzameld van werknemers, zodat daar tijdig actie op kan worden ondernomen.
