Verordening op de vakbekwaamheid, het kwaliteitshandboek
Per 1 januari 2010 is de Verordening op de vakbekwaamheid van kracht. De Verordening ziet toe zowel op het onderhouden of ontwikkelen van kennis en kunde van de advocaat als op de kantoororganisatie en de dienstverlening aan de cliënt. De advocaat wordt geacht een aantal zaken in zijn kantoororganisatie en de dienstverlening aantoonbaar door te voeren en de wijze waarop hij dit doet, te beschrijven.
Reden voor het vereiste van vastleggen is dat het in het kader van het toezicht toetsbaar moet zijn. Vastlegging kan door middel van een digitaal kantoorhandboek. Hiertoe is door de Nederlandse Orde van Advocaten een model ontwikkeld dat voor de vastlegging gebruikt kan worden door advocatenkantoren.
In het digitale kantoorhandboek worden procedures vastgelegd conform de Verordening op de vakbekwaamheid. Deze online applicatie is aangepast aan de eigen situatie van LRT-advocaten. Hierdoor is het voor alle medewerkers van LRT-advocaten inzichtelijk hoe bepaalde procedures binnen het kantoor verlopen. Ook is het voor nieuwe medewerkers mogelijk om door het lezen van het kantoorhandboek bekend te worden met de procedures en werkwijzen van ons kantoor.
Afgelopen oktober is er binnen LRT-advocaten een start gemaakt met het digitale kantoorhandboek. Veel procedures zijn reeds vastgelegd in diverse handleidingen, maar er zijn ook diverse werkwijzen welke nog niet (digitaal) vastgelegd zijn. Deze procedures en werkwijzen worden nu verfijnd en gebundeld in het kantoorhandboek. In het handboek komen onderwerpen aan bod zoals de vaststelling van de aard, omvang en haalbaarheid van de zaak alsmede de acceptatie van de opdracht, de communicatie met de cliënt over de financiële consequenties en andere voor de cliënt relevante informatie, het beheren van de administratieve gegevens van de zaak, het beheer van het dossier, de vertrouwelijkheid van de gegevens van de cliënt, de bereikbaarheid van de advocaat of het kantoor en de vervanging van de advocaat.
Om te voldoen aan de normen van de Verordening op de vakbekwaamheid kan het voorkomen dat de cliënt te maken krijgt met verzoeken van LRT-advocaten, zoals het overleggen van een geldig identiteitsbewijs ter verificatie en het invullen van een tevredenheidsonderzoek. Het kantoorhandboek van LRT-advocaten dient uiteindelijk tot het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening door te werken conform de vastgelegde procedures en werkwijzen.
