Werkgevers mogen de reiskosten woon- werkverkeer van hun werknemers in principe onbelast, dus netto, vergoeden. Daarbij moet in principe worden gekeken naar de werkelijk gemaakte kosten / gereden kilometers, maar dat is vaak omslachtig omdat er elke maand bekeken moet worden wat de kosten zijn geweest. Wanneer de werknemer minimaal 36 weken (of 128 dagen) per jaar naar een vaste werkplek reist, mag een vaste maandelijkse vergoeding worden betaald. Maar wat als de werknemer, met een vaste reiskostenvergoeding, ineens vanuit huis gaat werken? Mag de werkgever deze vergoeding dan onbelast doorbetalen?
Doorbetalen vaste vergoeding bij verandering situatie: maximaal zes weken
Het onbelast doorbetalen van een vaste reiskostenvergoeding na een ‘verandering’ mag in principe maar voor een periode van zes weken. Gaat een werknemer thuis werken, dan moet de vaste reiskostenvergoeding dus binnen zes weken worden afgebouwd. Dit geldt ook voor andere veranderingen, zoals bijvoorbeeld bij (langdurige) arbeidsongeschiktheid. Na zes weken moet de vergoeding dus worden aangepast naar de nieuwe situatie. Deze moet worden verlaagd of stopgezet, dan wel moet worden overgegaan op vergoeding van de daadwerkelijk gemaakte reiskosten.
Tijdelijke verruiming regeling
In mei 2020 heeft de staatssecretaris van Financiën in verband met de coronacrisis tijdelijk de regelgeving omtrent de vaste onbelaste reiskostenvergoeding verruimd. Werkgevers mochten de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen aan hun thuiswerkende werknemers, ook na afloop van de zes weken.
Einde tijdelijke verruiming
Deze tijdelijke verruiming wordt echter per 1 januari 2021 stopgezet. Dit betekent dat een vaste vergoeding enkel onbelast mag worden uitbetaald indien aan de fiscale voorwaarden wordt voldaan. De werknemer moet dus minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reizen. Doet een werknemer dit niet omdat hij thuiswerkt (of bijvoorbeeld ziek is), dan mag de werkgever enkel nog de daadwerkelijke reisdagen onbelast vergoeden.
Geen aanpassing is hogere kosten
Indien de werkgever toch de vaste vergoeding wilt doorbetalen, ondanks dat niet aan de fiscale voorwaarden wordt voldaan, wordt de vergoeding aangemerkt als loon en zal de werkgever deze belast moeten uitbetalen. Als een “netto-vergoeding” is afgesproken
zal de vergoeding dus ook gebruteerd moeten worden en daarmee gaan de kosten fors omhoog.
Mag de reiskostenregeling eenzijdig worden aangepast?
Aannemelijk is dat werknemers nog wel een aantal weken (of wellicht maanden) vanuit huis zullen werken. Wellicht bevalt het thuiswerken ook goed en wordt dit de nieuwe norm binnen de organisatie. In dergelijke gevallen moet de vaste reiskostenvergoeding dus met ingang van 1 januari 2021 worden aangepast dan wel worden gebruteerd. Maar als dat laatste niet wenselijk is, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding dan zomaar eenzijdig wijzigen?
In principe is eenzijdige wijziging van de reiskostenregeling niet zomaar mogelijk. Onder meer is van belang of er een eenzijdig wijzigingsbeding is overeengekomen in de arbeidsovereenkomst en of er in de bepaling over de reiskostenvergoeding enig voorbehoud zou zijn gemaakt. Het is dus van belang goed te kijken naar de gemaakte afspraken.
Zijn er geen afspraken gemaakt, dan is het wellicht verstandig met de werknemer in gesprek te gaan om een oplossing te zoeken.
Betaalt u een reiskostenvergoeding uit aan uw werknemers en moet u deze regeling herzien, maar weet u niet of dit kan op basis van de gemaakte afspraken, of willen uw werknemers niet instemmen met een wijziging? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.
