Veel ondernemers hanteren algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden komen in allerlei soorten en omvang voor en worden ook wel “de kleine lettertjes” genoemd. Als de algemene voorwaarden niet precies volgens de regels van toepassing worden verklaard, kan dit later grote gevolgen hebben. Zo is het verwijzen naar de algemene voorwaarden weliswaar een cruciale eerste stap, maar is het niet voldoende. Welke regels gelden dan verder?
Voor het van toepassing laten zijn van algemene voorwaarden moet een ondernemer de volgende stappen doorlopen, die hierna kort worden toegelicht.
- De algemene voorwaarden moeten tijdig van toepassing zijn verklaard.
- De klant moet akkoord gaan met algemene voorwaarden.
- De klant moet kennis kunnen nemen van de algemene voorwaarden.
Stap 1 – Van toepassing verklaren
In de eerste plaats moeten algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard op de overeenkomst. Dit kan door een (standaard) verwijzing op te nemen in de offerte, (e-mail)communicatie en overeenkomsten waarin staat dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Daarbij dienen de algemene voorwaarden tijdig van toepassing te zijn verklaard. De basisregel is dat algemene voorwaarden van toepassing moeten zijn verklaard voordat de overeenkomst is gesloten. Het verwijzen naar de algemene voorwaarden op een factuur is te laat. De factuur wordt doorgaans namelijk pas verstuurd nadat het product is geleverd of de werkzaamheden zijn verricht. De overeenkomst is dan immers al lang gesloten. De van toepassing verklaring is dus te laat. Verklaar de algemene voorwaarden dus al van toepassing bij het uitbrengen van de offerte of de opdrachtbevestiging of zet een verwijzing naar de algemene voorwaarden onderaan uw e-mailberichten.
Stap 2 – Aanvaarding
Vervolgens dient de klant de algemene voorwaarden te aanvaarden. Dit kan uitdrukkelijk maar ook stilzwijgend. Indien bijvoorbeeld in een offerte wordt verwezen naar algemene voorwaarden en de klant accepteert deze offerte, dan worden ook de algemene voorwaarden aanvaard en zullen deze dus van toepassing zijn. Overigens is hiervoor niet van belang of de klant bekend was met de inhoud van de algemene voorwaarden. Voor aanvaarding is voldoende dat de klant wist of kon weten dat de algemene voorwaarden deel uitmaken van de overeenkomst (kortom: er dient wel naar de algemene voorwaarden te worden verwezen in/op de overeenkomst). Een klant is dus snel gebonden aan de algemene voorwaarden.
Stap 3 – Informatieplicht
Ten slotte moet de klant de mogelijkheid krijgen om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Dit heet de informatieplicht. De gebruiker van de algemene voorwaarden moet de klant voor of bij het sluiten van de overeenkomst kennis kunnen laten nemen van de algemene voorwaarden. Het uitgangspunt daarbij is dat de ondernemer de algemene voorwaarden aan de klant ter hand moet stellen. De terhandstelling kan op veel verschillende manieren; digitaal (per e- mail) toegestuurd of ‘fysiek’ overhandigd in de winkel. Om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de informatieplicht, komt het vaak voor dat ondernemingen hun algemenen voorwaarden afdrukken op de achterkant van hun offerte of overeenkomst.
Het niet voldoen aan de informatieplicht kan betekenen dat de algemene voorwaarden ongeldig zijn. Dan zijn zij niet van toepassing en kan de ondernemer er geen beroep op doen.
Het is dus belangrijk dat u als gebruiker van algemene voorwaarden let op de bovenstaande stappen. Hanteert u zelf algemene voorwaarden en heeft u vragen daarover (bijvoorbeeld: worden deze op de juiste manier van toepassing verklaard, hanteer ik deze op de juiste manier, stel ik deze op het juiste moment/wijze ter hand of zijn deze nog up-to-date) of wordt u geconfronteerd met een leverancier die algemene voorwaarden hanteert en wilt u dat niet, dan denken we graag met u mee.
