Vennootschappen en andere entiteiten die op of na 27 september 2020 worden opgericht dienen binnen een week na oprichting informatie over hun uiteindelijke belanghebbende(n) bij het Handelsregister te registreren. Bestaande vennootschappen en entiteiten krijgen daarvoor 18 maanden de tijd (tot 27 maart 2022). In twee nieuwsberichten lichten wij toe welke gevolgen de inwerkingtreding voor uw organisatie heeft. Hieronder zullen wij kort wat toelichten over het UBO-register.
1. Wanneer ben je een UBO?
De uiteindelijke belanghebbende, ook wel de UBO (ultimate beneficial owner) genoemd, is de persoon die de uiteindelijk (mede)eigenaar is of zeggenschap heeft over een vennootschap of andere entiteit. De UBO is altijd een natuurlijk persoon en kan ook een persoon zijn die in het buitenland woont. Om te bepalen welke natuurlijke personen kunnen worden aangemerkt als UBO, dient eerst de juridische entiteit te worden vastgesteld. Per juridische entiteit worden verschillende UBO-criteria gesteld:
- B.V./N.V.:
de natuurlijk persoon die i) direct of indirect meer dan 25% van de aandelen houdt, ii) direct of indirect meer dan 25% van het stemrecht houdt, iii) direct of indirect meer dan 25% van het economisch belang houdt, of iv) de (feitelijke) zeggenschap heeft over de vennootschap;
- Stichtingen, verenigingen, coöperaties, Europese vennootschappen en onderlinge waarborgmaatschappijen:
de natuurlijk persoon die i) direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang houdt in de rechtspersoon, ii) direct of indirect meer dan 25% van de stemmen bij besluitvorming over statutenwijzigingen kan uitoefenen, of iii) de (feitelijke) zeggenschap heeft over de rechtspersoon;
- C.V., V.O.F., maatschap en rederijen:
de natuurlijk persoon die i) direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang houdt in de entiteit, ii) direct of indirect meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen bij besluitvorming over wijziging van de (oprichtings)overeenkomst anders dan door daden van beheer en voor zover in die overeenkomst besluitvorming bij meerderheid van stemmen is voorgeschreven of iii) de (feitelijke) zeggenschap heeft over de entiteit; en
- Kerkgenootschappen:
de natuurlijk persoon die in het statuut als rechtsopvolger is benoemd bij ontbinding van het kerkgenootschap.
Indien aan een of meer criteria per entiteit is voldaan, dient de betreffende natuurlijke persoon te worden aangemerkt als UBO. Indien het belang in een Nederlandse entiteit wordt gehouden door een buitenlandse entiteit, dan wordt naar Nederlands recht beoordeeld wie kwalificeert als indirecte UBO van de Nederlandse entiteit. De vraag wie als UBO moet worden aangemerkt van de buitenlandse entiteit moet echter worden beantwoord naar het recht die van toepassing is op de betreffende entiteit.
2. Wat als geen UBO valt te achterhalen?
In een bijzonder geval kan het voorkomen dat geen van de getoetste natuurlijk personen (aantoonbaar) aan de bovenvermelde criteria voldoet, zoals het geval zal zijn bij een ANBI-stichting. In dat geval wordt een ‘pseudo-UBO’ aangewezen: de ‘senior managing official’, oftewel hoger leidinggevend personeel. Een statutair bestuurder van een Nederlandse rechtspersoon geldt in dat geval altijd als een pseudo-UBO, ongeacht of de bestuurder handelingsbevoegd is. Bij een C.V. kan een beherend vennoot worden aangemerkt als pseudo-UBO.
3. Welke informatie wordt geregistreerd van de UBO?
In het Handelsregister moeten de volgende gegevens worden opgenomen van de UBO:
- Naam, geboortedatum, geboorteplaats en -land, nationaliteit, woonadres en woonstaat;
- Aard (aandelen, stemrechten of eigendomsbelang) en omvang van het economisch belang;
- BSN of buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
- Afschrift van een geldig identiteitsdocument;
- Afschrift van documenten waaruit de aard en omvang van het economisch belang blijkt, zoals een aandeelhoudersregister of akte van oprichting.
Het UBO-register kent een openbaar en een niet-openbaar deel. Omwille van de privacy zijn dus niet alle gegevens die hierboven zijn opgenomen publiekelijk toegankelijk, maar wel voor opsporingsinstanties.
Wie is verantwoordelijk voor het aanleveren van de gegevens en de correctheid ervan?
Voor bestaande entiteiten geldt dat (uiterlijk 27 maart 2022) de UBO’s moeten worden geregistreerd die op datum van de inschrijving aangemerkt kunnen worden als UBO. Entiteiten die op of na 27 september 2020 worden opgericht moeten binnen één week na oprichting hun UBO registreren. De entiteit is zelf verantwoordelijk voor een correcte, volledige en actuele weergave van haar UBO’s. Dat betekent dat het bestuur dan wel de personen die belast zijn met de dagelijkse leiding van de entiteit hiervoor verantwoordelijk zijn.
Als de registratieplichtige entiteit in strijd handelt met genoemde UBO-registratieverplichtingen, kan de entiteit een economisch delict plegen. Als sanctie kunnen hoge bestuurlijke boetes of last onder dwangsom worden opgelegd. Tevens kan de entiteit strafrechtelijk worden vervolgd. Het is dus zaak om de UBO-registratie bij iedere wijziging in de structuur en ‘governance’ van de entiteit – bijvoorbeeld een wijziging in de aandelen- of stemverhoudingen – te controleren en indien nodig opgaaf te doen van de wijziging.
In het volgende nieuwsbericht van Labré zullen we in deel 2 de volgende punten behandelen:
4. Wie kunnen het UBO-register inzien?
5. Afscherming openbare gegevens en uitzonderingen op de registratieplicht
6. Terugmeldplicht voor bepaalde instellingen en adviseurs
7. Gevolgen voor de praktijk
8. Tips, tricks en ‘open deuren’
