Sinds 27 september 2020 zijn vennootschappen en andere entiteiten verplicht om informatie over hun uiteindelijke belanghebbende(n) te registeren bij het Handelsregister (het UBO-register). In ons vorige nieuwsbericht (zie Deel I UBO-register hier) hebben wij het UBO-register onder de loep genomen. In deze nieuwsbrief gaan we verder waar we zijn gebleven.
Samenvatting Deel I
De uiteindelijke belanghebbende (de UBO) is de natuurlijk persoon die i) (mede)eigenaar is van, ii) stemrecht heeft in, iii) een economisch belang heeft in of iv) zeggenschap heeft over een vennootschap of andere entiteit. Per juridische entiteit verschillen de gehanteerde criteria om te bepalen of iemand een UBO is. Verder hebben wij erop gewezen dat de volgende personen ook als UBO kunnen worden aangemerkt:
- iemand die in het buitenland woont;
- een natuurlijk persoon die een belang houdt in een Nederlandse entiteit, al dan niet via een buitenlandse entiteit;
- een natuurlijk persoon die als ‘pseudo-UBO’ kan worden aangemerkt.
Uiteindelijk is de entiteit verantwoordelijk voor het registeren en bijhouden van haar UBO’s in het Handelsregister.
4. Wie kunnen het UBO-register inzien?
Het UBO-register kent een openbaar en niet-openbaar deel. Dit onderscheid is gemaakt omwille van de privacy van de UBO.
Het openbare deel ziet op de volgende (openbare) gegevens: naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit en aard en omvang van het belang van de UBO. Deze openbare gegevens kunnen door iedereen worden opgevraagd. De personen die het register willen inzien dienen zich slechts te registeren en voor EUR 2,50 de UBO-gegevens opvragen.
De niet openbare gegevens zijn alle andere bij het UBO-register opgegeven gegevens, zoals geboorteplaats, geboortedag, woonadres, BSN en TIN, kopie van het identiteitsdocument en documenten waaruit het belang en de omvang daarvan blijkt. Deze gegevens zijn slechts toegankelijk voor en in te zien door bevoegde autoriteiten, zoals de Financiële inlichtingen eenheid, de DNB, het OM, de Belastingdienst, de Nationale Politie, maar ook de notaris.
5. Afscherming openbare gegevens en uitzonderingen op de registratieplicht
Afscherming openbare gegevens
Uiteraard zijn de niet-openbare gegevens afgeschermd voor het grote publiek. De openbare gegevens van de UBO kunnen onder specifieke omstandigheden wel worden afgeschermd. Hiervoor dient de UBO een verzoek in te dienen bij de Kamer van Koophandel. Het verzoek zal slechts worden gehonoreerd indien de UBO:
- minderjarig is;
- onder curatele of bewind staat; of
- politiebescherming (nodig) heeft.
Een verzoek op deze laatste grond zal slechts in (zeer) uitzonderlijke gevallen worden toegekend. Daarvoor geldt dat de UBO door het openbaar beschikbaar stellen van de gegevens wordt blootgesteld aan een onevenredig risico, zoals fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterijen, geweld of intimidatie. Indien het verzoek tot afscherming wordt toegekend komt in het Handelsregister slechts de aard en omvang van het belang van deze UBO te staan.
Uitzonderingen op de registratieplicht
De natuurlijk persoon die niet als een UBO kan worden gekwalificeerd (bijvoorbeeld wanneer een te gering belang wordt gehouden in de betreffende entiteit) is uitgezonderd van de registratieplicht. Daarnaast zijn de volgende entiteiten uitgesloten van de registratieplicht:
- eenmanszaken
- beursgenoteerde B.V.’s en N.V.’s
- 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
- VvE’s
- verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
- rechtspersonen in oprichting
- publiekrechtelijke rechtspersonen
- overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)
- buitenlandse rechtspersonen, zoals een GmbH, die alleen vestigingen in Nederland hebben. Deze buitenlandse rechtspersonen zijn waarschijnlijk wel registratieplichtig in de desbetreffende lidstaat.
6. Terugmeldplicht voor bepaalde instellingen en adviseurs
De in het UBO-register opgenomen informatie dient toereikend, accuraat en actueel te zijn. Dit vergt uiteraard een inspanning van de UBO en de entiteit. Daarnaast zijn andere partijen, zoals advocaten, notarissen en banken (alleen ‘Wwft-instellingen’) en – onder omstandigheden – bevoegde autoriteiten, verplicht iedere discrepantie die zij aantreffen tussen de informatie over de UBO in het Handelsregister en de informatie waar zij over beschikken te melden aan de Kamer van Koophandel. Deze terugmeldplicht van Wwft-instellingen volgt uit de verplichting om een cliëntenonderzoek uit te voeren. Als deze partijen hier niet aan voldoen, dan kan de toezichthoudende autoriteit aan deze partijen een aanwijzing geven dit te doen versterkt met een last onder dwangsom en/of een bestuurlijke boete opleggen. Bovendien is het een economisch delict.
De partijen op wie een terugmeldplicht rust dienen de UBO’s van hun cliënten te identificeren en redelijke maatregelen te treffen om de identiteit van de UBO’s te verifiëren. Zij mogen hierbij niet slechts afgaan op de informatie uit het UBO-register. Om aan deze plicht te voldoen zijn advocaten en notarissen overigens niet gebonden aan hun geheimhoudingsplicht.
7.Gevolgen voor de praktijk
De entiteit dient de gegevens van de UBO te registreren in het Handelsregister. Nadat de UBO-registratie is voltooid stuurt de Kamer van Koophandel een bevestiging van haar besluit van registratie aan de entiteit en de geregistreerde UBO(‘s). Na een toereikende, accurate en actuele inschrijving hoeft de UBO-registratie alleen ‘up to date’ te worden gehouden. Zo dienen bijvoorbeeld de volgende wijzigingen te worden doorgegeven:
- adreswijzigingen van de UBO;
- wijzigingen in het soort belang of de omvang van het belang (bijvoorbeeld door een overname);
- een UBO komt te overlijden.
De entiteit dient de wijzigingen door te gegeven aan de Kamer van Koophandel.
N.B.: tegen de door de Kamer van Koophandel genomen besluiten tot registratie en wijziging van de UBO-informatie alsmede het wel/niet weigeren van het verzoek tot afscherming van de UBO-gegevens staat conform de algemene wet bestuursrecht bezwaar en beroep open.
Indien een entiteit zich niet houdt aan de registratieverplichting, kan dit leiden tot bestuurlijke handhaving (zoals het opleggen van bestuurlijke boetes en/of dwangsommen) en zelfs strafrechtelijke handhaving. Het is namelijk een economisch delict.
8. Tot slot
Entiteiten die hun UBO’s en te registreren UBO-gegevens nog niet in kaart hebben gebracht doen er goed aan om dit op korte termijn te doen. Bestaande entiteiten hebben nog tot 27 maart 2022 de tijd, maar entiteiten die zijn opgericht na 27 september jl. zijn verplicht dit op te geven bij de eerste inschrijving in het Handelsregister.
Het (tijdig) registreren van de UBO(‘s) en het doorgeven van wijzigingen in het UBO-register neemt even wat tijd in beslag, maar zal een hoop ellende besparen.
